Profesjonalne niszczenie dokumentów

Utylizacja dokumentów to etap kończący ich obieg. Jeśli akty dotyczą danych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, zawierają dane osobowe, wrażliwe lub poufne, muszą zostać zniszczone w odpowiedni sposób. Wyrzucanie ich do kosza jest błędem, a nie każdy przedsiębiorca dysponuje narzędziami, które umożliwiają profesjonalne niszczenie dokumentów. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Dlaczego prawidłowe niszczenie dokumentów jest tak ważne? Przygotowaliśmy krótki poradnik, w którym wskazujemy, jak postępować z teczkami osobowymi i raportami księgowymi.

Niszczenie dokumentów – dostępne sposoby

Jak już wskazaliśmy, utylizacja dokumentów powinna odbywać się przy zachowaniu staranności i z gwarancją bezpieczeństwa. Podczas tego procesu żadne dane nie mogą dostać się w niepowołane ręce. Dlatego wykonanie, tego zadania powinni zająć się profesjonaliści, którzy zostali odpowiednio przeszkoleni i znają obowiązujące standardy bezpieczeństwa. Jedną z możliwości, aby skutecznie zniszczyć dokumenty, jest wykorzystanie do tego celu zaawansowanych urządzeń, które poradzą sobie z dużą ilością dokumentów. Co więcej, powinny one na tyle efektywnie zniszczyć dokumentację, aby niemożliwe było odzyskanie danych. Konieczne jest jednak przetransportowanie akt do miejsca docelowego. Dobrze, aby tym zadaniem zajął się wykwalifikowany personel. Jedną z firm, która oferuje szeroki pakiet usług i gwarancję ochrony danych, jest Ekoakta – niszczenie i utylizacja dokumentów odbywa się w kontrolowanych warunkach po jej uprzednim przewiezieniu. Wyspecjalizowana jednostka wykorzystuje do tego celu solidne i odpowiednio zabezpieczone pojemniki o różnej pojemności.

Inną możliwością jest niszczenie dokumentów u klienta np. w Warszawie, Gdańsku, czy Krakowie. Mobilna usługa wykorzystywana jest, gdy przedsiębiorca chce, aby dokumentacja została zutylizowana pod jego okiem. Pierwszy etap odbywa się dzięki specjalistycznie wyposażonym pojazdom. Dzięki umieszczonej w nich instalacji możliwe jest sprawne niszczenie dokumentów. Uzyskane ścinki są przewożone do siedziby firmy, gdzie poddawane są kolejnym procesom.

Dlaczego profesjonalne niszczenie dokumentów jest tak ważne?

Utylizacja dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy i pracodawcy. Musi on gromadzić dokumenty przez czas wskazany w ustawach, jednak po jego upływie musi zadbać o skuteczne, trwałe i bezpieczne ich zniszczenie. Choć nie wskazano, w jaki sposób należy ten etap przeprowadzić, to skutkiem tego działania ma być utylizacja uniemożliwiająca ponowne wykorzystanie, kopiowanie, czy udostępnianie danych. Za nieprawidłowości w tym zakresie grozi kara grzywny, a nawet ograniczenia lub pozbawienia wolności. Niezależnie od tego, czy miejscem prowadzenia działalności jest Zamość, Lublin, Katowice, Poznań, czy Warszawa: niszczenie dokumentów – EkoAkta jest usługą realizowaną w sposób profesjonalny. Firma dba o ochronę danych aż do momentu całkowitej utylizacji akt odebranych od klienta. Pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i obowiązuje ich tajemnica. Nie ma zatem obaw, że jakiekolwiek informacje trafią do osób nieupoważnionych.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here