Na każdego przedsiębiorcę nakładany jest obowiązek umiejętnego przechowywania dokumentów firmowych. Poszczególne dokumenty powinny być archiwizowane minimum przez kilka lat (w zależności od ich rodzaju). W związku z tym przedsiębiorcy muszą zadbać o to, aby zrobić to skutecznie, bez obaw o to, że z przechowywanymi dokumentami stanie się coś niepokojącego i ulegną one zniszczeniu.
Przechowywanie dokumentów musi być realizowane na bardzo wysokim poziomie, aby zapewnić im należyte bezpieczeństwo. Na samym początku zainteresowani powinni znaleźć odpowiednie miejsce, w którym będą mogli umieścić takie dokumenty. Trzeba zadbać o to, aby dostęp do nich miały zapewniony jedynie osoby zatrudnione w danej firmie, posiadające niezbędne upoważnienia.
W jaki sposób powinno się przechowywać dokumenty?
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów może doprowadzić w konsekwencji do wycieku istotnych dla przedsiębiorstwa danych. Ponadto zainteresowanym będzie bardzo trudno odnaleźć właściwe dla siebie dokumenty i z pewnością zajmie to dużo czasu. Kompleksowe zasady archiwizacji są więc niezwykle istotne, ponieważ większość dokumentów przechowywanych na serwerach zalega tam przez wiele lat i przedsiębiorcy nigdy z nich nie korzystają. Znacznie podnosi to tzw. koszty operacyjne. Lepiej zdecydować się na zewnętrzne archiwum, w którym dokumenty będą w stu procentach bezpieczne, osoby trzecie nie będą miały do nich dostępu, a wyciek informacji nie będzie możliwy.
Na serwerach firmowych powinno być sporo wolnego miejsca, ponadto znajdujące się tam informacje muszą być należycie posegregowane, za co odpowiadają wykwalifikowani specjaliści. Zewnętrzne archiwum to bardzo dobra opcja dla wielu mniejszych, jak i większych firm. Przechowywanie dokumentów z pomocą takich firm jak Rhenus Data Polska odbywa się w pełni profesjonalnie. Dokumenty są porządkowane oraz przechowywane zgodnie z obowiązującymi zasadami RODO. Archiwum jest dopasowane do wymagań klientów, tak aby znalezienie poszczególnych informacji nigdy nie zajmowało zbyt dużo czasu.
Przechowywanie dokumentów firmowych – optymalizacja oraz bezpieczeństwo
Przechowywanie dokumentów powinno opierać się przede wszystkim na dwóch podstawowych zagadnieniach: optymalizacji oraz bezpieczeństwie. Odpowiednio przechowywane dokumenty firmowe sprawią, że firma zyska na wydajności, a przedsiębiorcy będą mogli się skupić na wykonywaniu innych zadań, np. poza obrębem własnej firmy. Warto postawić na rzetelny outsourcing usług archiwizacyjnych, dzięki któremu:
- wdrożone zostaną odpowiednie zabezpieczenia,
- dostęp do plików będzie zgodny z uporządkowanym ładem informacyjnym,
- nastąpi znaczne obniżenie kosztów operacyjnych,
- dokumenty będą w stu procentach zabezpieczone nie tylko przed kradzieżą, ale też uszkodzeniami mechanicznymi,
- poprawi się efektywność zarządzania wszelkimi zasobami archiwalnymi.
Jak widać warto postawić na profesjonalne przechowywanie dokumentów, ponieważ wiele firm na tym skorzysta, a nie jest to zbyt drogie przedsięwzięcie. Wdrażane rozwiązania poprawią elastyczność firmy i ułatwią dostęp do wszystkich najważniejszych dokumentów, które zostały wcześniej zarchiwizowane.
Przechowywanie dokumentów – na czym powinien skupić się przedsiębiorca?
Przedsiębiorca powinien postawić przede wszystkim na zróżnicowane rozwiązania archiwizacyjne, a więc tradycyjne przechowywanie dokumentów w archiwum, ale też przechowywanie takiej dokumentacji w wersji elektronicznej. W formie elektronicznej można archiwizować następujące dokumenty:
- księgi rachunkowe,
- sprawozdania finansowe,
- listy płac oraz premii,
- dokumentacje inwentaryzacyjne.
To bardzo elastyczna forma archiwizacji, jednak pod tym kątem wszystko musi być dopięte na ostatni guzik, tak aby dostęp do takich danych miał jedynie właściciel firmy oraz jego zaufani pracownicy. Dane muszą być więc idealnie zabezpieczone. Najczęściej przedsiębiorcy przechowują dokumenty podatkowe oraz te, które trafiają do nadzoru przez inne organy, np. ZUS.
W przypadku dokumentacji podatkowej należy ją przechowywać przez minimum 5 lat, aby w razie potrzeby poddać ją kontroli. Przez 10 lat trzeba z kolei przechowywać dokumenty trafiające do ZUS, w tym deklaracje rozliczeniowe czy też wszelkie korekty.
Dokumenty pracownicze do pewnego momentu musiały być przechowywane przez firmy przez 50 lat, jednak w 2019 roku sytuacja ta diametralnie się zmieniła i od tej pory należy je przechowywać przez 10 lat. Jeśli ktoś nie będzie stosował się do powyższych zasad, może mieć pewność, że za niewłaściwe przechowywanie dokumentów zapłaci bardzo wysoką karę finansową. Grzywna nakładana jest w takich przypadkach praktycznie natychmiastowo, nigdy nie jest niska.
W pierwszej kolejności należy się jednak skupić na tym, aby przechowywanym danym zapewnić bezpieczeństwo, nie tylko przed wyciekiem, ale też przed niewłaściwymi warunkami przechowywania. Najlepiej powierzyć to wykwalifikowanym profesjonalistom, którzy dysponują w tym fachu sporym doświadczeniem.
